Damit ein Unternehmen gut funktionieren kann, braucht es mehr als gute Ideen, engagierte Mitarbeiter oder volle Auftragsbücher.

Die organisatorischen Strukturen im Hintergrund müssen zuverlässig arbeiten. Wenn Informationen schnell auffindbar sind, Abläufe klar geregelt und Verantwortlichkeiten transparent sind, entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem sich das Kerngeschäft wirklich entfalten kann. 

Fehlt diese Ordnung, entstehen Reibungsverluste - Zeit geht verloren,

Entscheidungen werden schwieriger und der Alltag im Unternehmen wird unnötig anstrengend.

In vielen Unternehmen funktionieren Abläufe über lange Zeit erstaunlich gut. Vieles wird pragmatisch gelöst, neue Aufgaben werden übernommen, Strukturen entstehen nebenbei.

Mit dem Wachstum des Unternehmens verändert sich jedoch auch die Organisation im Hintergrund.. Es entstehen mehr Projekte, mehr Dokumente, mehr Abstimmungen und mehr Verantwortlichkeiten. Was früher überschaubar war, wird mit der Zeit komplexer.  

Oft zeigen sich dann erste Anzeichen dafür, dass bestehende Strukturen nicht mehr ausreichen. Zum Beispiel wenn

• Dokumente und Informationen nicht mehr auffindbar sind.
• Abläufe stark von einzelnen Personen abhängen.
• neue Mitarbeitende sich nur schwer orientieren können.
• Aufgaben mehrfach erledigt werden oder untergehen.
• die Büroorganisation immer mehr Zeit und Energie bindet.
• wichtige Informationen auf unterschiedliche Medien oder Köpfe verteilt sind.
• die Verwaltung immer mehr Raum im Arbeitsalltag einnimmt.
• euphorisch auf KI & Tool-Lösungen gesprungen wird, ohne die Strukturen zu hinterfragen.

Noch funktioniert vieles. Doch der organisatorische Aufwand steigt, der Überblick wird zunehmend anstrengender. Genau in solchen Situationen lohnt es sich, die Strukturen im Unternehmen bewusst weiterzuentwickeln.

Diese drei Bereiche lassen sich in der Praxis nicht voneinander trennen. Sie greifen ineinander und beeinflussen sich gegenseitig im Alltag. Wenn einer dieser Bereiche aus dem Gleichgewicht gerät, hat das Auswirkungen auf die anderen und der Überblick kann schnell verloren gehen. Genau dieses Zusammenspiel wird im Bürofeuerwehr-Modell sichtbar:

In meiner täglichen Praxis arbeite ich mit dem Bürofeuerwehr-Modell, meinem eigenen Ansatz, den ich aus fast 15 Jahren Troubleshooting und Ordnungscoaching in Unternehmen entwickelt habe. Es zeigt, wie eng Büroorganisation, Abläufe und Buchhaltung miteinander verbunden sind und warum Probleme selten isoliert auftreten.

Erst wenn alle drei Bereiche wieder zusammenspielen, kann der Überblick im Unternehmen wiederhergestellt werden. Es entsteht eine stabile Grundlage für funktionierende Abläufe im Unternehmen und somit auch für Entscheidungen.